12. Логистика (подбор ТК или организация собственной доставки)

НАЗВАНИЕ ФУНКЦИИ: Логистика (подбор ТК и организация доставки)

ВЫХОД: (результат, критерии успеха и качества):

  • Для этапа расчёта: менеджер получил точную стоимость и сроки доставки до адреса клиента
  • Для этапа отгрузки: груз передан в ТК/водителю с корректными документами и маркировкой
  • Трек-номер отправлен клиенту и менеджеру в течение 1 часа после отгрузки
  • Получено подтверждение от менеджера по доставке и подтверждение от клиента/водителя

Документы: Договор с ТК, Транспортная накладная (ТТН), Акт приёма-передачи груза, Калькулятор стоимости доставки

ВХОД: (критерии, без которых нельзя начать):

  • Для этапа расчёта: адрес доставки клиента, габариты и вес изделия (из ТЗ/спецификации)
  • Для этапа отгрузки: заказ прошёл комплектацию (груз упакован, промаркирован, документы готовы)
  • Подтверждённая дата и время доставки, согласованная с клиентом

Документы: Спецификация заказа (габариты, вес), Договор с клиентом (адрес доставки), Чек-лист комплектации

СУТЬ ФУНКЦИИ: Двухэтапный процесс: (1) предварительный расчёт стоимости и сроков доставки на этапе продажи, (2) фактическая организация доставки после комплектации заказа.

ДЕЙСТВИЕ: (Что необходимо сделать):

Этап 1: Предварительный расчёт (на этапе продажи)

  1. Получить от менеджера/замерщика адрес доставки и габариты изделия
  2. Рассчитать стоимость доставки через ТК или собственную логистику
  3. Определить сроки доставки с учётом производства и логистики
  4. Передать расчёт менеджеру для включения в смету

Этап 2: Фактическая организация доставки (после комплектации)
5. Получить уведомление о готовности заказа к отгрузке
6. Подобрать ТК или организовать собственную доставку (с учётом сроков, стоимости, надёжности и предыдущих договорённостей с клиентом, отражёных в заказе)
7. Оформить транспортные документы (ТТН, акт приёма-передачи)
8. Критический пункт: сверить ФИО получателя, телефон и адрес в накладной с Договором (или согласовать с клиентом/менеджером, факт должен быть задокументирован перепиской в чате или записью разговора)
9. Передать груз и документы водителю/ТК под роспись
10. Отправить трек-номер клиенту и менеджеру
11. Отметить в карточке заказа факт передачи в доставку

Документы: Должностная инструкция логиста, Список проверенных ТК, Калькулятор стоимости доставки

РОЛЬ: Логист — ФИО ответственного(-ых)

КРИТЕРИИ СТАРТА И РЕЖИМ: (момент и условия начала, параллельно или автономно)

  • Этап 1: Запускается на этапе расчёта стоимости заказа (параллельно с производством)
  • Этап 2: Запускается после получения статуса "Готово к отгрузке" от кладовщика-комплектовщика
  • Требует координации с менеджером (этап 1) и кладовщиком (этап 2)

НОРМАТИВ ВРЕМЕНИ:

  • Этап 1: 2 часа на расчёт
  • Этап 2: 1 час на организацию доставки + время на фактическую доставку

ИСКЛЮЧЕНИЯ И ФОРС-МАЖОРЫ: (что может пойти не так)

  • ТК потеряла груз или задержала доставку → логист решает технические вопросы с ТК (поиск груза, претензии), менеджер уведомляет клиента и согласовывает новые сроки
  • Клиент изменил адрес доставки после отгрузки → стоп-фактор, пересчёт стоимости, согласование с клиентом
  • Габариты груза не соответствуют заявленным → стоп-фактор, пересчёт стоимости, согласование с клиентом
  • ТК отказалась принимать груз (нарушение упаковки, превышение габаритов) → возврат на комплектацию, устранение замечаний

СТОП-ФАКТОР:

  • Условие остановки: Расхождение ФИО/адреса в накладной и договоре; клиент не подтвердил дату доставки; габариты груза не соответствуют заявленным; ТК не может принять груз
  • Кто останавливает: Логист
  • Что делать дальше: Не передавать груз в ТК. Зафиксировать проблему, уведомить менеджера по продажам и кладовщика. Ждать корректировки документов или устранения замечаний.

Тег: #GBP (Граф Бизнес-Процессов)