5. Передача заказа в производство и закупку (пакет документов, чертежей, спецификации)

НАЗВАНИЕ ФУНКЦИИ: Передача заказа в производство и закупку

ВЫХОД: (результат, критерии успеха и качества):

  • Производственный цех и отдел закупки получили полные, непротиворечивые пакеты документов и чертежей
  • В производственных заданиях чётко указаны: габариты, цвет каркаса, цвет и плотность тента, список всех комплектующих (включая чехлы, отливы, пригрузы)
  • В задании на закупку/поставку есть полный перечень элементов, согласно заявке
  • В спецификации к заказу указаны точные реквизиты и ФИО получателя
  • Заготовлены предварительно заполненные варианты документов для ключевых этапов
  • Статус заказа в системе изменён на «Передан в производство» с указанием даты передачи в производство и плановой даты готовности

Документы: Производственные листы (заказ-наряд), Чертёж/схема изделия, Спецификация комплектации, Договор (копия для сверки реквизитов), заготовленные акты выполненных работ (при необходимости)

ВХОД: (критерии, без которых нельзя начать):

  • Договор с клиентом подписан, предоплата получена (или согласован иной порядок)
  • ТЗ и габариты согласованы с клиентом и зафиксированы в заявке и чертеже
  • Менеджер получил от клиента подтверждение всех опций (цвет, логотип, дополнительные аксессуары)

Документы: Подписанный договор, Утверждённый чертёж/эскиз, Заявка и Спецификация заказа

СУТЬ ФУНКЦИИ: Формирование и передача однозначного, детализированного производственного задания, исключающего двоякое толкование требований клиента цехом и отделом закупки. Операционное сопровождение заказа полностью передаётся Координатору проектов.

ДЕЙСТВИЕ: (Что необходимо сделать):

  1. Сформировать производственные листы (заказ-наряд) и задание на закупку/поставку на основании подписанного договора, заявки и утверждённого чертежа.
  2. Критический пункт: Внести в спецификацию отдельными строками все комплектующие по заказу (зонт, чехол, отливы, пригрузы, LED и т.д.). Все элементы заказа должны быть в списке.
  3. Указать в спецификации точное ФИО получателя и контактный телефон.
  4. Передать пакет документов (производственный лист + чертёж) руководителям производства и отдела закупки под роспись или через систему учёта.
  5. Зафиксировать «окно брендирования»: если макет ещё не утверждён клиентом, чётко обозначить крайний срок его согласования (например, 3–5 дней), чтобы это не блокировало Закупку ткани и Пошив.
  6. Обязательно заполнить поле в Спецификации "Особые условия" по нестандартным моментам заказа (Поле не должно быть пустым, при отсутствии особых условий вписать: "Особых условий нет".).
  7. Передать заказ на Сопровождение координатору проектов для дальнейшего контроля сроков производства, логистики и готовности заказа: создать задачу в CRM (Все дальнейшие запросы о статусе переадресуются Координатору проектов.)

Документы: Шаблон производственного листа (заказ-наряда), Шаблон спецификации, Шаблон задания на закупку/поставку, Регламент передачи заказов в производство, Шаблон акта выполненных работ

РОЛЬ: Менеджер по продажам — ФИО ответственного(-ых)

КРИТЕРИИ СТАРТА И РЕЖИМ: (момент и условия начала, параллельно или автономно)

  • Запускается сразу после получения предоплаты и финального согласования ТЗ с клиентом.
  • Автономный процесс, но требует синхронизации с руководителем производства.

НОРМАТИВ ВРЕМЕНИ: 2–3 часа с момента получения предоплаты до передачи документов в цех.

ИСКЛЮЧЕНИЯ И ФОРС-МАЖОРЫ: (что может пойти не так)

  • Клиент внёс изменения в ТЗ после подписания договора → стоп-фактор, переоформление производственного листа, согласование изменений в сроках и стоимости.
  • Отсутствует утверждённый чертёж или заявка → стоп-фактор, возврат на этап разработки ТЗ.
  • Клиент затягивает согласование макета брендирования после передачи заказа в производство → уведомление Координатора проектов о сдвиге сроков пошива, эскалация РОПу для коммуникации с клиентом и принятия решения (производство без брендирования или перенос сроков).
  • Клиент спрашивает о статусе готовности заказа после передачи в производство → поставить задачу Координатору проектов, либо перенаправить Координатору проектов запрос клиента.

СТОП-ФАКТОР:

  • Условие остановки: отсутствие заполненной и согласованной заявки или понятного чертежа, неясные габариты или цвет.
  • Кто останавливает: Ответственный за оформление передачи заказа в производство/закупку (имеет право не принять заказ в работу).
  • Что делать дальше: Вернуть документы на доработку. Не передавать заказ в производство и Координатору проектов до устранения неясностей. Зафиксировать причину задержки.

Тег: #GBP (Граф Бизнес-Процессов)