6.1 Закупка ткани и контроль брендирования

НАЗВАНИЕ ФУНКЦИИ: Закупка ткани и контроль брендирования

ВЫХОД: (результат, критерии успеха и качества):

  • Для этапа закупки:
    • Ткань физически получена на склад и проверена на соответствие заявке (плотность, цвет, пропитка, количество)
    • Документы от поставщиков оформлены и переданы в бухгалтерию (УПД, накладные)
    • Ткань оприходована в систему учёта и зарезервирована под конкретные производственные заказы
    • Швейный цех уведомлён о готовности ткани к выдаче
  • Для этапа брендирования (если требуется):
    • Макет брендирования согласован с клиентом и передан подрядчику
    • Брендированная ткань (или готовые тенты) принята с проверкой качества нанесения
    • Брак нанесения отсутствует (нет размытия, смещения, несоответствия цвету)
  • Для этапа выдачи:
    • Швейный цех получил ткань согласно Лимитно-заборным картам
    • В системе учёта отражён факт передачи

Документы: Заявка на закупку ткани, Товарная накладная / УПД от поставщиков, Согласованный макет брендирования, Лимитно-заборная карта, Акт приёмки брендированной ткани

ВХОД: (критерии, без которых нельзя начать):

  • Сформированная заявка на закупку ткани с чёткими спецификациями (плотность ткани, цвет, тип пропитки, количество)
  • Для брендирования: согласованный с клиентом макет (или окно для согласования после передачи в производство)
  • Бюджет на закупку согласован и выделен
  • Указаны сроки необходимости ткани в швейном цехе

Документы: Заявка на закупку ткани, Спецификация ткани, Согласованный бюджет, Макет брендирования (если требуется)

СУТЬ ФУНКЦИИ: Закупка ткани для тентов и чехлов, контроль качества входящей ткани, организация и контроль брендирования (нанесение логотипов) у подрядчика или собственными силами, а также выдача ткани для швейного цеха.

ДЕЙСТВИЕ: (Что необходимо сделать):

Для этапа закупки:

  1. Получить заявку на закупку ткани и спецификацию.
  2. Выбрать поставщика ткани (сравнить цены, сроки, наличие, качество пропитки) или разместить заказ у проверенного поставщика.
  3. Согласовать и передать счёт на оплату (или оплатить самостоятельно, в зависимости от полномочий).
  4. Проконтролировать отгрузку и доставку до склада компании.
  5. Принять ткань на складе: сверить фактическое количество, плотность, цвет и характеристики с товарной накладной и спецификацией (полная проверка по накладной, выборочная проверка качества пропитки).
  6. Оприходовать ткань в систему учёта и зарезервировать её под конкретные заказы.
  7. Уведомить руководителя швейного цеха о готовности ткани к выдаче в рабочих чатах.

Для этапа брендирования (если требуется):
8. Получить согласованный макет брендирования от менеджера (или дождаться согласования в окне после передачи заказа в производство).
9. Передать макет подрядчику по нанесению.
10. Проконтролировать сроки выполнения брендирования.
11. Принять брендированную ткань (или готовые тенты): проверить качество нанесения (соответствие макету, отсутствие размытия, смещения, правильность цвета).
12. При обнаружении брака нанесения — вернуть подрядчику на переделку, уведомить менеджера о задержке.

Для этапа выдачи:
13. Получить запрос от швейного цеха на выдачу (на основании уведомления о готовности).
14. Проконтролировать передачу ткани в швейный цех, сверив фактическое количество с Лимитно-заборной картой.
15. Внести данные о выдаче в систему учёта.

Документы: Должностная инструкция закупщика ткани, Реестр поставщиков ткани, Реестр подрядчиков по брендированию, Шаблон макета брендирования

РОЛЬ: Закупщик ткани (в текущей реальности Ассистент руководителя) — ФИО ответственного(-ых)

КРИТЕРИИ СТАРТА И РЕЖИМ: (момент и условия начала, параллельно или автономно)

  • Запускается после получения сформированной заявки на закупку ткани.
  • Параллельный процесс (может идти одновременно для разных заказов).
  • Этап брендирования запускается после согласования макета с клиентом (может происходить после передачи заказа в производство).

НОРМАТИВ ВРЕМЕНИ:

  • Закупка ткани: от 3 до 7 дней (в зависимости от наличия у поставщика и логистики).
  • Брендирование: от 2 до 5 дней (в зависимости от сложности нанесения и загрузки подрядчика).
  • Требует замера фактических сроков по ключевым позициям.

ИСКЛЮЧЕНИЯ И ФОРС-МАЖОРЫ: (что может пойти не так)

  • Поставщик сорвал сроки или поднял цену после согласования → стоп-фактор, срочный поиск альтернативного поставщика, уведомление швейного цеха и координатора о сдвиге сроков.
  • При приёмке обнаружен брак ткани (разнотон, несоответствие плотности, дефекты пропитки) → возврат поставщику, стоп-фактор, срочная дозакупка, замена по рекламации.
  • Клиент не согласовывает макет брендирования в отведённое окно → уведомление менеджера, фиксация задержки, сдвиг сроков пошива.
  • Клиент затягивает согласование макета брендирования более чем на 5 дней → уведомление менеджера о критической задержке, эскалация РОПу, решение о производстве без брендирования или сдвиге сроков
  • Подрядчик по брендированию допустил брак нанесения (размытие, смещение, неправильный цвет) → возврат на переделку, уведомление менеджера о задержке, контроль сроков переделки.
  • Ткань снята с производства или нет в наличии ни у одного поставщика → стоп-фактор, уведомление конструктора/менеджера для согласования замены с клиентом.

СТОП-ФАКТОР:

  • Условие остановки: Отсутствие сформированной заявки/спецификации, обнаружение массового брака ткани при приёмке, критическое нарушение сроков поставки поставщиком, отсутствие согласованного макета брендирования при срочном заказе.
  • Кто останавливает: Закупщик ткани (в текущей реальности Ассистент руководителя).
  • Что делать дальше: Не оплачивать счёт при неясных условиях. При браке ткани — составить акт расхождений, вернуть партию, уведомить руководителя производства и координатора о задержке. При браке брендирования — вернуть подрядчику на переделку. Не пускать некондицию в швейный цех.

Тег: #GBP (Граф Бизнес-Процессов)